笔者发现一些监理通知单不是针对性地指出问题，而是空洞无物地原则说教。例如“要按设计图纸、规范标准施工”、“要加强质量自检、及时报验资料”、“增强安全意识、提高管理上的水准”等。对方看了并不知道问题出在哪里，该怎样整改。这样的通知单可以“永远有效”地用于任何一个工程建设项目、任何一个实施工程单位，实际作用几近于零。笔者曾问过持这种写法的监理同行，回答说：如果写了具体问题，未曾发现的问题怎么办?这是一种形而上学、逃避问题的“懒汉”做法。还有少数监理人员不愿指出问题是碍于“情面”，怕施工方说自己“挑剔”等，便不疼不痒地“挠”一下。
笔者见过一份监理通知单写道：“铝合金窗框安装连接片间距1m;连接片钉在砖上。”看了使人丈二和尚摸不着头脑，仔细品读可能是连接片间距过大，而且不应钉在砖上。这类通知单使人家读了弄不清监理反对什么、要求什么。正确的写法应是“塑钢窗框固定片间距1m过大， 规范为不超过0.6m;也不应钉在空心砖墙上。”这种内容含糊、令人费解的通知单被施工方搁置，耽误问题的及时整改。
有的通知单在指出问题时写道：“2#楼5层南面东数第六个塑钢窗下面第一个窗扇拉手损坏 ”;再如“10号楼3轴～4轴与M轴～N轴基础梁JL3西支座缺少一根加筋”。这样写法不无“迂腐”。有人主张“监理通知单一定要把质量缺陷所在的具置写清楚，便于施工方整改。”但笔者以为只能相对而言，以指出问题所处的大致方位、便于领会为准，实无必要作“瞎子摸象”式的引导。因为后者不仅啰嗦，也容易使实施工程单位产生依赖习惯，放松自己的责任。
有人编写监理通知单，每次都在开头重复几句话：“你部承担施工的什么工程建设项目目前正在进行什么阶段或部位施工，最近监理人员在巡视检查中发现了以下几个问题和质量缺陷”;结尾处写道：“以上问题多重要，希望引起格外的重视，认真仔细检查、负起责任，迅速研究采取一定的措施予以整改”等等。这些“穿靴”“戴帽”的套话、絮语既占篇幅又费时间，最好不写或少写。因为人们读这类通知单会养成习惯，跳过“靴”“帽”直奔主题。
有的监理人员工作不顺或与实施工程单位关系紧张，试图教训对方，便产生了“火药”通知单。用语不掂分量、不讲分寸，“上纲上线”、一通训斥，诸如“管理混乱、态度恶劣”、“三令五申、屡教不改”、“胡搅蛮缠、无理取闹”等;说到管理人员则是“工作不力、素质低下”、“玩忽职守、严重失职”等。这些语言不是一定不可以用，如果发生了重大责任事故，或个别管理人员犯了性质严重的错误，可以适当使用。但正常的情况慎用，容易败事伤人、适得其反。我们的目的是摆事实、讲道理处理问题，不是为了激化矛盾。
有些通知单写得歪歪扭扭、勾划涂改;错字别字、语病丛生;有的不会使用专业术语;有的撇开规定的基本式，去掉“事由”、“内容”等栏头文字，或随意将其合并。这些“小学生作文”式的监理文件发下去，一眼便可看出编写者的学历程度、文字水平和办事能力。无形中使人低看监理班子，实在应当注意避免。
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